Работа с идеями

Оформление идеи (заявки на роботизацию)

Для того, чтобы сформировать заявку на роботизацию, нажмите кнопку Предложить идею, расположенную в левой нижней части экрана. Данная кнопка доступна на всех страницах пользовательского сайта.

После нажатия на кнопку откроется форма для внесения информации по предлагаемой идее роботизации. Поля формы, отмеченные значком “*” (звездочка), обязательны для заполнения.

Процесс формирования идеи состоит из нескольких шагов и соответствующих им частей формы.

Шаг 1

Краткое название — произвольное название процесса. Рекомендуется давать процессам названия, отражающие их сущность.

Описание процесса — более подробная информация о процессе, текстовое значение.

Файл с описанием процесса — вы можете прикрепить неограниченное количество файлов указанных форматов, размером не более 100 МБ.

Практики применения RPA в компании — отметьте данный флажок, чтобы согласиться с правилами, которых нужно придерживаться при подаче заявки на роботизацию. С правилами можно ознакомиться, перейдя по ссылке рядом с флажком.

Далее нажмите кнопку Следующий Шаг для перехода на следующую страницу или кнопку Сохранить Черновик, если вы хотите прервать заполнение формы и вернуться к ней позже. Чтобы вернуться к незаконченному черновику, снова нажмите кнопку Предложить идею.

🔸ВНИМАНИЕ. Невозможно начать оформление новой идеи, пока не будет закончено оформление текущей (то есть, пока текущая идея находится в статусе черновика).

Шаг 2

Выберите Модель расчета эффектов — с помощью этой модели можно сделать предварительный расчет экономического эффекта от внедрения предлагаемой идеи роботизации. Кликните на стрелку и выберите нужную модель из выпадающего списка.

Например, если вы выбрали модель Сокращаем/не нанимаем, то внесите необходимые данные в поля Оклад, Количество сокращаемых FTE. Данные в остальных полях будут рассчитаны автоматически.

Дополнительную информацию можно добавить в поле Комментарии.

Шаг 3

Ключевой пользователь — выберите из списка основного пользователя процесса.

Подразделения — выберите одно или несколько подразделений, в которых будет работать процесс.

Системы — укажите системы, с которыми будет взаимодействовать робот при выполнении RPA-проекта.

Файлы — в данном поле можно задать, с файлами каких форматов будет работать робот.

После нажатия кнопки Отправить сформированная заявка на роботизацию будет отправлена. При этом сотрудникам компании, ответственным за роботизацию, по электронной почте будет направлено уведомление о поступлении новой заявки.

Одобрение заявки на роботизацию

Список сформированных идей и их статус можно посмотреть на странице Идеи (Главная страница / Идеи). В случае одобрения в графе Статус Заключения будет стоять статус Одобрено.

Решение об одобрении или отклонении заявки принимается сотрудниками Центра RPA компетенций компании по результатам оценки затрат на реализацию и экономической целесообразности роботизации конкретной идеи.

Для сотрудников Центра RPA компетенций с соответствующими правами доступа внутри Idea Hub на странице Идеи доступна ссылка Создать заключение:

При переходе по данной ссылке открывается страница Заключение, где указаны данные из заявки на роботизацию.

В поле Важная информация для разработчиков RPA могут быть добавлены произвольные комментарии по заявке и ее реализации.

На странице Заключение сотрудники Центра RPA компетенций делают предварительный расчет стоимости внедрения и эксплуатации процесса, включая трудозатраты на реализацию робота, стоимость лицензии, длительность эксплуатации решения и т.д. В результате расчета будет получена информация об ожидаемой экономии от внедрения RPA-решения в денежном и процентном выражении.

Далее сотрудник Центра RPA компетенций одобряет или отклоняет заявку. Уведомление об этом автоматически отправляется по электронной почте заинтересованным лицам при наличии соответствующих настроек.

Связь идеи и процесса

Сразу после того, как будет создана идея, также создается ассоциированный с ней процесс. Его можно посмотреть, перейдя по ссылке Смотреть процесс:

Новый процесс появится на вкладке Процессы:

После разработки RPA-решения и создания проектов на стороне Оркестратора сотрудник Центра RPA компетенций компании может связать новый процесс с этими проектами через выбор имени нужного проекта в выпадающем списке Проекты для данного процесса.

Для доступа к полю Проекты войдите на вкладку Процессы через меню в левой части экрана. Выберите нужный процесс и кликните на его названии - при этом откроется страница с информацией. Кликните на иконке “ручка” и выберите Изменить:

В появившемся слева меню выберите вкладку Оркестратор.

Далее в выпадающем списке Проекты выберите один или несколько проектов, связанных с вашим процессом.

После привязки к процессу проектов в нем появится статистика запуска проектов (если они уже запускались), которую можно будет использовать в расчетах.