Импорт процессов

С помощью файла process.xlsx вы можете массово импортировать в Idea Hub информацию об автоматизированных бизнес-процессах. Это позволит не создавать каждый процесс вручную и таким образом, сократить время для добавления данных в Idea Hub.

Скачать шаблон файла можно в веб-интерфейсе Idea Hub на странице Импорт данных. Данная страница доступна только пользователю с административными правами. Чтобы скачать шаблон, нажмите кнопку Получить образец файла.

Шаблон содержит предустановленный набор полей процесса, который можно расширить в зависимости от потребностей организации. Добавление новых полей процесса выполняется только через веб-интерфейс Idea Hub — если вы добавите новые поля в сам шаблон, то изменения не применятся.

Файл шаблона, доступный по кнопке Получить образец файла, автоматически обновляется. Это значит, что если вы добавите в тип материала Процесс новые поля для импорта, то шаблон файла обновится и будет содержать эти поля.

Подготовка к импорту

1. Изучите шаблон process.xlsx или описание полей, представленное в таблице ниже. Если полей процесса недостаточно, добавьте их через веб-интерфейс согласно этой инструкции. Для поля, которое вы хотите добавить в шаблон, обязательно должна быть установлена настройка Включить импорт/экспорт поля.

2. После добавления необходимых полей скачайте обновленный шаблон по кнопке Получить образец файла и заполните его в соответствии с правилами и форматом, указанными в таблице ниже.

3. Заполненный файл должен называться process.xlsx — не допускается менять его название и расширение.

Описание полей файла process.xlsx

Информация по заполнению полей шаблона приведена в таблице этого раздела, а также содержится в самом шаблоне в виде подсказок. Чтобы их увидеть, наведите курсор на название нужного поля.

Обязательные поля для заполнения — id, title, area, environment, workflow, tenant. Также, для создания полноценной карты процесса, рекомендуем заполнить поля — automation_prc, transactions, human_duration, fte_human_fte_cost, production_since.

Примечание. Возможность Idea Hub рассчитывать показатели зависит от наличия информация в полях данного файла. Хотя большинство полей не являются обязательными, если они не будут заполнены, многие показатели рассчитать будет невозможно. Чем меньше полей заполнено, тем меньше показателей Idea Hub может рассчитать.

Важно. Для корректной работы с файлом, не рекомендуется использовать в ячейках файла какие-либо формулы Excel.

Название поля	Обязательность	Описание	Формат
id	Да	Уникальный идентификатор процесса, любая строка. Рекомендуемая длина — 10 символов	Текст
title	Да	Название процесса	Текст
body	Нет	Краткое описание процесса	Текст
tenant	Да	Тенант. Название тенанта, к которому относится процесс в Оркестраторе, значение должно соответствовать названию тенанта в Оркестраторе. Тенант — логический объект Оркестратора, который соответствует филиалу организации и включает совокупность пользователей и проектов с набором данных	Текст
area	Да	Департамент. В значении следует указать код департамента организации, для которого разрабатывался процесс. Код должен соответствовать одному из значений поля code в файле areas.xlsx	Текст
automation_prc	Нет	Автоматизация. Потенциальный процент автоматизации бизнес-процесса, который рассчитал владелец процесса при его создании	Число
fte	Нет	Фактический FTE. Количество человеческого труда без автоматизации, которое требуется для реализации процесса в текущий день. Если статистики по процессу нет, то в этом поле можно указать число. Если поле не заполнено, то его значение будет автоматически рассчитано согласно формуле по умолчанию, исходя из данных, предоставляемых в выгрузке process.xlsx	Формула
revenue_real	Нет	Фактический эффект. Действительный эффект в деньгах. Может быть любым значением или формулой Idea Hub. Данный показатель используется в расчетах. Если значение указано в виде числа, то оно будет рассматриваться как эффект от данного процесса, выраженный в рублях	Формула
human_duration	Нет	Длительность (ручная). Длительность транзакции процесса при выполнении человеком, в минутах	Число
duration	Нет	Длительность. Длительность транзакции процесса при выполнении роботом, в минутах	Число
transactions	Да	Ожидаемое количество операций. Количество бизнес-операций, выполненных за период, который указан в поле ops_period	Число
ops_period	Нет	Период операций. Это поле указывает, за какой период берется значение для поля transactions	Текст. Возможные значения: hour, day, week, month, quarter, year
fte_human_fte_cost	Да	Стоимость FTE в месяц. Стоимость рабочего месяца сотрудника (gross), который выполняет данный процесс. Также можно указать месячную заработную плату net одного сотрудника, а в расчетах для приведения размера зарплаты до уровня gross использовать произвольный коэффициент, рассчитанный для вашей компании. Как завести коэффициент и использовать его в расчетах можно прочитать в описании параметров расчетов	Число
dev_cost	Нет	Стоимость разработки. Стоимость разработки автоматизированного процесса	Число
dev_started	Нет	Дата начала разработки	ДД.ММ.ГОД. Пример: 16.05.2024
production_since	Нет	Дата начала. Дата ввода процесса в эксплуатацию, которая используется для расчета эффектов	ДД.ММ.ГОД. Пример: 16.05.2024
production_until	Нет	Вывод процесса из эксплуатации. Дата планового вывода процесса из эксплуатации	ДД.ММ.ГОД. Пример: 16.05.2024
workflow	Да	Статус жизненного цикла процесса. Список возможных значений по умолчанию: process_1_ideation; (Идеация) process_2_design; (Проектирование) process_3_development; (Разработка) process_4_testing; (Тестирование) process_5_deployment; (Развертывание) process_6_production; (Экплуатация) process_7_stopped; (Остановлен) process_8_rejected (Отклонён) Импортер пропустит строку с процессом, если значение workflow не совпадает ни с одним из допустимых значений	Текст. Пример: process_6_production
schedule	Нет	Расписание. Интервалы времени, в которые робот может запускать процесс. Указываются часы дня от 0 до 23, разделенных символом | (вертикальная черта), минуты всегда в формате 00	Текст в формате 00:15|00:30|19:40
queue_ui	Нет	Имена очередей. Название очереди обмена данными (или часть названия) из Оркестратора. Значение регистрозависимое. Допускается несколько значений, разделённых символом | (вертикальная черта). Если значений несколько, то при подключении статистики, она по умолчанию будет собираться для первой указанной очереди	Текст
orch_project	Нет	Проекты. Названия RPA-проектов в Оркестраторе, связанных с данным процессом — с их помощью осуществляется связь с данными из Оркестратора. Значение регистрозависимое. Допускается несколько названий, разделенных символом | (вертикальная черта). Также поддерживается использование символа-маски * (звездочка), заменяющего собой произвольное количество символов в начале или в конце имени (в качестве префикса либо суффикса), для одномоментного указания проектов с похожими или шаблонными значениями имен. Например, для привязки к процессу проектов с именами project1, project2,..., project99, в поле таблицы можно указать project*. Поле может одновременно содержать и символ |, и *, например: project1|workitem* Если значений несколько, то при подключении статистики, она по умолчанию будет собираться для первого указанного проекта	Текст. Пример: project1|project2
rpa_stat_source	Нет	Источник статистики операций RPA. Если в файле заполнено одно из полей (только одно): queue_ui или orch_project, то поле rpa_stat_source будет заполнено автоматически при выгрузке процессов	Текст. Возможные значения: queue, project
license_type	Нет	Тип лицензии. Тип лицензии робота	Текст. Возможные значения: Enterprise, Desktop
systems	Да	Системы. Список систем и программ, с которыми работает RPA-проект. Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). Системы будут созданы в Idea Hub автоматически при выгрузке процессов	Текст
complexity	Нет	Сложность. Ожидаемые трудности в автоматизации бизнес-процесса, значение произвольное	Текст
machine	Нет	Машины. Название машины, на которой работает робот. Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст
type	Нет	Тип автоматизации. Произвольное название типа автоматизации, например “Оптимизация бизнес-процесса” или “Сокращение FTE”. Это поле носит информационный характер и позволяет использовать значения, указанные в нем, для фильтрации процессов. Кроме того, потенциально это поле может быть использовано в формулах, для изменения логики расчёта в зависимости от указанного значения	Текст
owner	Нет	Владелец процесса. В значении указывается email пользователя Idea Hub. Можно указать несколько email, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст
contacts	Нет	Контакты. Email пользователей, владеющих информацией о процессе — это могут быть сотрудники, которые имеют отношение к процессу, но не являются его разработчиками или владельцами. Допускается несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст
robot_user	Нет	Пользователь робота. В значении указывается email пользователей. Допускается несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст
ba	Нет	Аналитик процесса. В значении указывается email пользователей, которые являются аналитиками процесса. Допускается несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст
dev	Нет	Разработчик. В значении указывается email пользователей, которые являются разработчиками процесса. Допускается несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст
docs	Нет	Документация. Ячейка должна содержать абсолютный URL — ссылку на файл документа, который должен сопровождать процесс (например, протокол о вводе в ПЭ). Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта)	Текст. Пример: https://www.example.com/file.docx
environment	Да	Контур. Внутренний контур организации, иначе — экземпляр Оркестратора, в котором выполняется процесс	Текст. Пример: Prod

Импорт файла process.xlsx

Для импорта требуются права администратора. Чтобы импортировать данные о процессах:

1. Перейдите в веб-интерфейс Idea Hub на страницу Импорт данных

2. В строке Процессы нажмите на стрелочку рядом с действием Импортировать.

3. Выберите пункт Загрузить файл.

4. Выберите заполненный файл process.xlsx и нажмите Загрузить файл.

5. Затем в строке Процессы нажмите кнопку Импортировать. Информация из ранее загруженных файлов users.xlsx и areas.xlsx добавится автоматически при импорте процессов.