Импорт процессов

С помощью файла process.xlsx вы можете массово импортировать в Idea Hub информацию об автоматизированных бизнес-процессах. Это позволит не создавать каждый процесс вручную и сократит время, необходимое для добавления данных в Idea Hub.

Скачать шаблон файла возможно на странице Импорт данных в веб-интерфейсе Idea Hub. Данная страница доступна только пользователю с административными правами.

Чтобы скачать шаблон, нажмите кнопку Получить образец файла:

alt

Шаблон содержит предустановленный набор полей процесса, который можно расширить в зависимости от потребностей организации.

⚠️

Добавление новых полей процесса выполняется только через веб-интерфейс — если вы добавите новые поля в сам шаблон, то изменения не применятся.

Файл шаблона, доступный по кнопке Получить образец файла, автоматически обновляется. Это значит, что если вы добавите в тип материала Процесс новые поля для импорта, то шаблон файла обновится и будет содержать эти поля.

Подготовка к импорту

Изучите шаблон process.xlsx или описание полей, представленное в таблице ниже. Если полей процесса недостаточно, добавьте их через веб-интерфейс согласно этой инструкции. Для поля, которое вы хотите добавить в шаблон, обязательно должна быть установлена настройка Включить импорт/экспорт поля.
После добавления необходимых полей скачайте обновленный шаблон по кнопке Получить образец файла и заполните его в соответствии с правилами и форматом, указанными в таблице ниже.
Заполненный файл должен называться process.xlsx — не допускается менять его название и расширение.

Описание полей файла process.xlsx

Информация по заполнению полей шаблона приведена в таблице этого раздела, а также содержится в самом шаблоне в виде подсказок. Чтобы их увидеть, наведите курсор на название нужного поля.

Обязательные поля для заполнения — id, title, area, environment, workflow, tenant. Также, для создания полноценной карты процесса, рекомендуем заполнить поля — automation_prc, transactions, human_duration, fte_human_fte_cost, production_since.

ℹ️

Возможность Idea Hub рассчитывать показатели зависит от наличия информация в полях данного файла. Хотя большинство полей не являются обязательными, если они не будут заполнены, многие показатели рассчитать будет невозможно. Чем меньше полей заполнено, тем меньше показателей Idea Hub может рассчитать.

⚠️

Для корректной работы с файлом, не рекомендуется использовать в ячейках файла какие-либо формулы Excel.

Название поля	Обязательность	Описание	Формат
id	Да	Уникальный идентификатор процесса, любая строка. Рекомендуемая длина — 10 символов	Текст
title	Да	Название процесса	Текст
body	Нет	Краткое описание процесса	Текст
tenant	Да	Тенант. Название тенанта, к которому относится процесс в Оркестраторе, значение должно соответствовать названию тенанта в Оркестраторе. Тенант — логический объект Оркестратора, который соответствует филиалу организации и включает совокупность пользователей и проектов с набором данных	Текст
area	Да	Департамент. В значении следует указать код департамента организации, для которого разрабатывался процесс. Код должен соответствовать одному из значений поля code в файле `areas.xlsx`	Текст
automation_prc	Нет	Автоматизация. Потенциальный процент автоматизации бизнес-процесса, который рассчитал владелец процесса при его создании	Число
fte	Нет	Фактический FTE. Количество человеческого труда без автоматизации, которое требуется для реализации процесса в текущий день. Если статистики по процессу нет, то в этом поле можно указать число. Если поле не заполнено, то его значение будет автоматически рассчитано согласно формуле по умолчанию, исходя из данных, предоставляемых в выгрузке `process.xlsx`	Формула
revenue_real	Нет	Фактический эффект. Действительный эффект в деньгах. Может быть любым значением или формулой Idea Hub. Данный показатель используется в расчетах. Если значение указано в виде числа, то оно будет рассматриваться как эффект от данного процесса, выраженный в рублях	Формула
human_duration	Нет	Длительность (ручная). Длительность транзакции процесса при выполнении человеком, в минутах	Число
duration	Нет	Длительность. Длительность транзакции процесса при выполнении роботом, в минутах	Число
transactions	Да	Ожидаемое количество операций. Количество бизнес-операций, выполненных за период, который указан в поле `ops_period`	Число
ops_period	Нет	Период операций. Это поле указывает, за какой период берется значение для поля `transactions`	Текст. Возможные значения: hour, day, week, month, quarter, year
fte_human_fte_cost	Да	Стоимость FTE в месяц. Стоимость рабочего месяца сотрудника (gross), который выполняет данный процесс. Также можно указать месячную заработную плату net одного сотрудника, а в расчетах для приведения размера зарплаты до уровня gross использовать произвольный коэффициент, рассчитанный для вашей компании. Как завести коэффициент и использовать его в расчетах можно прочитать в описании параметров расчетов	Число
dev_cost	Нет	Стоимость разработки. Стоимость разработки автоматизированного процесса	Число
dev_started	Нет	Дата начала разработки	ДД.ММ.ГОД. Пример: `16.05.2024`
production_since	Нет	Дата начала. Дата ввода процесса в эксплуатацию, которая используется для расчета эффектов	ДД.ММ.ГОД. Пример: `16.05.2024`
production_until	Нет	Вывод процесса из эксплуатации. Дата планового вывода процесса из эксплуатации	ДД.ММ.ГОД. Пример: `16.05.2024`
workflow	Да	Статус жизненного цикла процесса. Список возможных значений по умолчанию: process_1_ideation; (Идеация) process_2_design; (Проектирование) process_3_development; (Разработка) process_4_testing; (Тестирование) process_5_deployment; (Развертывание) process_6_production; (Экплуатация) process_7_stopped; (Остановлен) process_8_rejected (Отклонён) Импортер пропустит строку с процессом, если значение workflow не совпадает ни с одним из допустимых значений	Текст. Пример: `process_6_production`
schedule	Нет	Расписание. Интервалы времени, в которые робот может запускать процесс. Указываются часы дня от 0 до 23, разделенных символом \| (вертикальная черта), минуты всегда в формате 00	Текст в формате `00:15\|00:30\|19:40`
queue_ui	Нет	Имена очередей. Название очереди обмена данными (или часть названия) из Оркестратора. Значение регистрозависимое. Допускается несколько значений, разделённых символом \| (вертикальная черта). Если значений несколько, то при подключении статистики, она по умолчанию будет собираться для первой указанной очереди	Текст
orch_project	Нет	Проекты. Названия RPA-проектов в Оркестраторе, связанных с данным процессом — с их помощью осуществляется связь с данными из Оркестратора. Значение регистрозависимое. Допускается несколько названий, разделенных символом \| (вертикальная черта). Также поддерживается использование символа-маски `` (звездочка), заменяющего собой произвольное количество символов в начале или в конце имени (в качестве префикса либо суффикса), для одномоментного указания проектов с похожими или шаблонными значениями имен. Например, для привязки к процессу проектов с именами project1, project2,…, project99, в поле таблицы можно указать `project`. Поле может одновременно содержать и символ \|, и , например: `project1\|workitem` Если значений несколько, то при подключении статистики, она по умолчанию будет собираться для первого указанного проекта	Текст. Пример: `project1\|project2`
rpa_stat_source	Нет	Источник статистики операций RPA. Если в файле заполнено одно из полей (только одно): `queue_ui` или `orch_project`, то поле `rpa_stat_source` будет заполнено автоматически при выгрузке процессов	Текст. Возможные значения: `queue`, `project`
license_type	Нет	Тип лицензии. Тип лицензии робота	Текст. Возможные значения: `Enterprise`, `Desktop`
systems	Да	Системы. Список систем и программ, с которыми работает RPA-проект. Можно указать несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта). Системы будут созданы в Idea Hub автоматически при выгрузке процессов	Текст
complexity	Нет	Сложность. Ожидаемые трудности в автоматизации бизнес-процесса, значение произвольное	Текст
machine	Нет	Машины. Название машины, на которой работает робот. Можно указать несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст
type	Нет	Тип автоматизации. Произвольное название типа автоматизации, например “Оптимизация бизнес-процесса” или “Сокращение FTE”. Это поле носит информационный характер и позволяет использовать значения, указанные в нем, для фильтрации процессов. Кроме того, потенциально это поле может быть использовано в формулах, для изменения логики расчёта в зависимости от указанного значения	Текст
owner	Нет	Владелец процесса. В значении указывается email пользователя Idea Hub. Можно указать несколько email, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст
contacts	Нет	Контакты. Email пользователей, владеющих информацией о процессе — это могут быть сотрудники, которые имеют отношение к процессу, но не являются его разработчиками или владельцами. Допускается несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст
robot_user	Нет	Пользователь робота. В значении указывается email пользователей. Допускается несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст
ba	Нет	Аналитик процесса. В значении указывается email пользователей, которые являются аналитиками процесса. Допускается несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст
dev	Нет	Разработчик. В значении указывается email пользователей, которые являются разработчиками процесса. Допускается несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст
docs	Нет	Документация. Ячейка должна содержать абсолютный URL — ссылку на файл документа, который должен сопровождать процесс (например, протокол о вводе в ПЭ). Можно указать несколько значений, разделенных символом \| (вертикальная черта)	Текст. Пример: `https://www.example.com/file.docx`
environment	Да	Контур. Внутренний контур организации, иначе — экземпляр Оркестратора, в котором выполняется процесс	Текст. Пример: `Prod`

Импорт файла process.xlsx

Для импорта требуются права администратора. Чтобы импортировать данные о процессах:

Перейдите в веб-интерфейс Idea Hub на страницу Импорт данных
В строке Процессы нажмите на стрелочку рядом с действием Импортировать.
Выберите пункт Загрузить файл.
Выберите заполненный файл process.xlsx и нажмите Загрузить файл.
Затем в строке Процессы нажмите кнопку Импортировать. Информация из ранее загруженных файлов users.xlsx и areas.xlsx добавится автоматически при импорте процессов.

alt